FAQ

W systemie korzystamy z danych rejestru REGON w zakresie PODMIOTÓW, czyli gmin, powiatów i województw samorządowych, a nie REGONów Urzędów Gmin, Starostw i Urzędów Marszałkowskich. Proszę sprawdzić, czy wyświetlany REGON ma gmina, czy Urząd Gminy. Powinien być to REGON gminy, odpowiednio dla powiatu i województwa tak samo. Jeśli nadal REGON jest niepoprawny, należy to zgłosić do właściwego Urzędu Statystycznego. Jeśli dane zostały błędnie wysłane, należy skontaktować się z właściwym kuratorium oświaty.

Dane należy aktualizować na bieżąco, tj. w terminie 7 dni od dnia zmiany w stanie faktycznym. Dane należy podać zgodnie ze statutem lub arkuszem organizacyjnym.

W prawie oświatowym, regulującym funkcjonowanie szkół i placówek oświatowych, nie przewiduje się instytucji zawieszenia działalności. Szkoła lub placówka oświatowa jest zobowiązana przekazywać dane od chwili jej założenia do momentu likwidacji. Inną zupełnie kwestią jest dlaczego ośrodek szkolenia kierowców (w myśl art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o kierujących pojazdami: ośrodek szkolenia kierowców – jednostka organizacyjna przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przedsiębiorców prowadzących ośrodek szkolenia kierowców) został wpisany do ewidencji szkół i placówek systemu oświaty (czyli jako jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 2 ustawy o systemie oświaty). Do obu jednostek (ośrodka szkolenia kierowców vs szkoły lub placówki oświatowej) stosują się odrębne przepisy, co świadczy o tym, że te jednostki nie są tym samym.

Wprowadzanie danych szkół/placówek oświatowych do RSPO jest procesem ciągłym. Dane w RSPO powinny być zawsze aktualne.

W takim przypadku należy zlikwidować poprzednią placówkę i zarejestrować ponownie z nowym organem prowadzącym.

Przekazanie szkoły, prowadzonej do tej pory przez JST, innej osobie prawnej jest równoznaczne z likwidacją samorządowej jednostki organizacyjnej. Wymaga również zmiany numeru REGON, bo zmienia się szczególna forma prawna tej jednostki. W związku z tym dla prowadzonej dotychczas przez samorząd szkoły należy wprowadzić datę likwidacji. Natomiast szkołę prowadzoną przez osobę prawną, która przejęła szkołę do prowadzenia, należy wprowadzić jako nową jednostkę. Wprowadzając dane tej szkoły należy zostawić pole REGON puste – numer REGON zostanie nadany w ramach współpracy SIO-REGON.

Aby sprawdzić jaką strukturę posiada konkretna naniesiona w bazie placówka, należy wejść w listę placówek w wybranym wierszu, w ostatniej kolumnie ukazanej tabeli– nacisnąć kursorem myszy ikonkę „struktury”. W osobnym oknie ukaże się podgląd na pełną strukturę podmiotu, uwzględniając wytłuszczonym drukiem miejsce w strukturze wybranej placówki. Strzałki skierowane w prawą stronę wskazują na pozostałe podmioty znajdujące się w tym związaniu.

W momencie rejestracji szkoły w RSPO.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 4 i 5, do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych przekazuje się dane o dacie założenia i dacie rozpoczęcia działalności przez szkołę, placówkę oświatową lub zespół. W szkołach publicznych jako datę założenia szkoły należy uznać datę podpisania aktu założycielskiego (czyli w przypadku szkół prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego datę podjęcia stosownej uchwały). W odniesieniu do szkół publicznych prowadzonych przez osoby prawne inne niż jst lub przez osoby fizyczne za datę założenia szkoły należy uznać datę wydania zezwolenia, o którym mowa w art. 58 ust 3 ustawy o systemie oświaty. Datą rozpoczęcia działalności przez szkołę z reguły będzie początek najbliższego roku szkolnego, o ile nie wskazano innej daty w treści aktu założycielskiego. W przypadku szkół niepublicznych, za datę założenia szkoły należy uznać datę wpisu do ewidencji szkół niepublicznych, natomiast data rozpoczęcia działalności jest wskazywana w zgłoszeniu do ewidencji. Jeżeli szkoła została założona przed dniem wejścia w życie ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty data założenia powinna wynikać z odpowiedniego aktu organu, który założył szkołę. W zależności od okresu, w którym szkoła powstała, mogło to być np. zarządzenie kuratora oświaty i wychowania lub właściwego ministra, uchwała prezydium rady narodowej itp. Jeśli nie można odnaleźć odpowiedniego aktu, data założenia szkoły i rozpoczęcia przez nią działalności powinna być ustalona w oparciu o dostępne źródła (również historyczne). W przypadku szkół, które powstały w wyniku przekształcenia związanego ze zmianami ustawowymi, na mocy przepisów ustawy z dnia 8 stycznia 1999 r. przepisy wprowadzające reformę ustroju szkolnego należy uznać, że została zachowana ciągłość funkcjonowania. Analogicznie należy traktować reorganizację szkół, która odbyła się na mocy zarządzenia Ministra Oświaty z dnia 25 września 1965 r. w sprawie dostosowania organizacji szkół ogólnokształcących i zawodowych do zmian wynikających z ustawy o rozwoju systemu oświaty i wychowania (M.P. z dnia 1 października 1965 r.).

W podglądzie szczegółów danej placówki w prawym górnym rogu należy kliknąć ołówek modyfikacji, a następnie wprowadzić datę likwidacji (wybrać ją z kalendarza). Po wprowadzeniu zmian i zapisaniu ich na liście placówek wpis będzie widniał, jako przekreślony.

Modyfikacji specyfiki szkoły można dokonać w przypadku błędnie zaznaczonej w placówce na dany rok szkolny specyfiki np. „brak specyfiki” na „specjalna”. Aby zmienić wprowadzoną specyfikę należy najpierw skontaktować się ze szkołą/placówką i sprawdzić, czy na bieżący rok szkolny zostały zarejestrowane oddziały podstawowe i dodatkowe oraz czy do tych oddziałów zostali przypisani uczniowie. Zatem zmiany specyfiki można dokonać jeśli w szkole lub placówce:

• Wszystkie zarejestrowane w szkole oddziały podstawowe mają wykazaną prawidłową specyfikę podstawową – np. jeśli specyfika szkoły będzie zmieniana z „brak specyfiki” na „specjalna” wszystkie zarejestrowane w szkole oddziały muszą mieć specyfikę podstawową „specjalna”, „specjalny przysposabiający do pracy”, „o charakterze eksperymentalnym”
• Wszystkie zarejestrowane w szkole oddziały dodatkowe mogą być wykazane w szkole z nową specyfiką – np. jeśli specyfika szkoły podstawowej będzie zmieniana z „brak specyfiki” na „specjalna” w szkole nie mogą być wykazane oddziały dodatkowe o typie „oddział przygotowawczy”; jeśli specyfika szkoły specjalnej przysposabiającej do pracy będzie zmieniana z „brak specyfiki” na „specjalna” w szkole nie mogą być wykazane oddziały dodatkowe o typie „zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze”

Modyfikacja specyfiki umożliwia poprawne przekazanie danych o szkole/placówce, które zostały już przetworzone przez GUS pomimo ich błędnego wprowadzenia do RSPO. UWAGA: W szkole nie będzie można zmienić wykazanej specyfiki na dany rok szkolny jeśli w związaniu organizacyjnym szkoła ma wykazane związanie „w podmiocie leczniczym”

Od roku szkolnego 2019/2020 status publicznoprawny można zmienić tylko z „niepubliczna bez uprawnień szkoły publicznej” na „niepubliczna”.

Od roku szkolnego 2020/2021 dane dyrektora w opisie placówki w RSPO zaczytują się automatycznie z upoważnienia wydanego na stanowisko kierownika wskazanej placówki. Jeśli w placówce nie ma upoważnionej osoby z funkcją kierownika pole pozostanie puste. Jeśli w podmiocie jest więcej niż jedno upoważnienie wydane na Kierownika jednostki, to w opisie placówki w RSPO nie ma pobranych danych imienia i nazwiska dyrektora. W zaistniałej sytuacji należy wyjaśnić kto jest aktualnym dyrektorem i należy cofnąć wydane upoważnienia osobom, które nie są w tym momencie dyrektorem szkoły lub placówki. Użytkownik z zakresem dostępu “p.o. kierownika” nie będzie widoczny w szczegółach placówki.