Instrukcje techniczne

W podmiocie dla Kierownika jednostki lub p.o. Kierownika jednostki/ osoba wykonująca obowiązki służbowe Kierownika jednostki może występować tylko jedno aktywne upoważnienie z tą samą funkcją w danym momencie.

Jeżeli w podmiocie występuje aktywne upoważnienie dla Kierownika jednostki lub p.o. Kierownika jednostki/ osoba wykonująca obowiązki służbowe Kierownika jednostki system nie pozwoli na złożenie kolejnego wniosku (okresy upoważnień nie mogą na siebie nachodzić).

W takiej sytuacji pojawi się komunikat: W podmiocie nie mogą istnieć 2 wnioski z funkcją kierownika lub p.o. kierownika z nachodzącym na siebie okresem ważności upoważnienia.

Jeżeli istnieje wcześniej złożony wniosek z funkcją kierowniczą nie może być złożony kolejny wniosek z tą funkcją.

Należy pamiętać, że osoba która posiada już aktywne upoważnienie nie może złożyć nowego wniosku dopóki nie zostanie ono cofnięte lub wygaśnie okres jego obowiązywania. W przypadku złożenia wniosku z błędnymi danymi i jego niepotwierdzenia system nie zezwoli na złożenie nowego wniosku, do czasu jego wygaśnięcia po upływie 24h. Podobna sytuacja występuje w przypadku potwierdzonego wniosku, który powinien zostać rozpatrzony lub odrzucony przed złożeniem nowego wniosku.

UWAGA! Od roku szkolnego 2020/2021 dane dyrektora w opisie placówki w RSPO zaczytują się automatycznie z upoważnienia wydanego na stanowisko kierownika wskazanej placówki.

Jeśli w podmiocie jest więcej niż jedno upoważnienie wydane na Kierownika jednostki, to w opisie placówki w RSPO nie ma pobranych danych imienia i nazwiska dyrektora. W zaistniałej sytuacji należy wyjaśnić kto jest aktualnym dyrektorem i należy cofnąć wydane upoważnienia osobom, które nie są w tym momencie dyrektorem szkoły lub placówki.

W przypadku składania wniosku po raz pierwszy, jeśli użytkownik nie posiada aktywnego upoważnienia do innych podmiotów, szczegółowo procedura opisana jest w punkcie 1.

Jeśli użytkownik posiada aktywne upoważnienie do innego podmiotu, procedura składania wniosku opisana jest w punkcie 2.

1. Składanie wniosku o upoważnienie po raz pierwszy przez danego użytkownika.

Aby złożyć wniosek o uzyskanie danych dostępowych do Systemu Informacji Oświatowej należy wybrać opcję Złóż wniosek o dostęp, który znajduje się pod przyciskiem ZALOGUJ na stronie https://sio.gov.pl/ .

Wniosek można też złożyć po kliknięciu przycisku ZALOGUJ korzystając z opcji Utwórz konto lub odzyskaj dane logowania:

Z wyświetlonych opcji należy wybrać „Utwórz nowe konto”:

Po ukazaniu się okna należy wybrać sposób potwierdzenia tożsamości.

• ePUAP – wymaga posiadania konta na profilu zaufanym
• Osobiste stawiennictwo

Krok 1 – Wybierz podmiot

W pierwszym kroku należy wybrać podmiot, do którego składany jest wniosek.

Po wprowadzeniu danych szukanego podmiotu pojawi się lista szkół i placówek oświatowych do wyboru. Należy wybrać podmiot, do którego będzie składany wniosek.

Placówkę najlepiej wyszukać za pomocą nr RSPO lub REGON bez uzupełniania pozostałych wierszy.

Krok 2 – Dane podstawowe

Należy wypełnić wszystkie wymagane pola:

Krok 3 – Upoważnienia

Należy określić funkcję osoby wnioskującej w podmiocie:

• Kierownikiem jednostki jest dyrektor szkoły, zespołu szkół, placówki oświatowej,
• p.o. Kierownika jednostki/ osoba wykonująca obowiązki służbowe Kierownika jednostki to jest osoba, która pełni obowiązki dyrektora szkoły, zespołu szkół, placówki oświatowej,
• Pracownikiem jest każda osoba, która nie jest dyrektorem szkoły, zespołu szkół lub placówki oświatowej lub nie pełni obowiązków dyrektora

Podmiot upoważniający – pole uzupełniane jest automatycznie zgodnie z wybranym podmiotem oraz funkcją osoby wnioskującej. Określa on gdzie rozpatrywany jest wniosek o uzyskanie danych dostępowych – w przypadku dyrektora placówki będzie to JST lub Minister. W przypadku pracownika placówki będzie to dyrektor placówki, do której został złożony wniosek.

Należy określić datę rozpoczęcia i końca ważności upoważnienia. Maksymalnym okresem udzielenia upoważnienia do dostępu do SIO jest okres 5 lat.

W przypadku dyrektorów szkół oraz pełniących obowiązki dyrektorów szkół zakresy dostępu określane są automatycznie i obejmują wszystkie możliwe dla danego typu szkoły lub placówki oświatowej. Na wniosku pracownika należy określić minimum jeden zakres dostępu.

Krok 4 – Hasło i zobowiązanie

Należy wypełnić Ustaw hasło oraz Powtórz hasło. Hasło musi spełniać następujące wymagania:

• powinno składać się z minimum 12 znaków,
• nie może zawierać polskich znaków,
• powinno zawierać zarówno małe jak i duże litery,
• powinno zawierać cyfry,
• może zawierać również znaki specjalne (np. &, @, !).

Za pomocą podanego hasła można będzie obserwować status rozpatrywania wniosku o uzyskanie danych dostępowych do SIO, pobrać dane dostępowe do SIO oraz po uzyskaniu danych dostępowych zalogować się do systemu.

UWAGA: Zaznaczenie zobowiązania do zachowania tajemnicy jest obowiązkowe.

Jeśli wszystkie pola zostały poprawnie wypełnione należy kliknąć WYŚLIJ.

Po zaakceptowaniu nowego wniosku pojawi się informacja z potwierdzeniem złożenia wniosku.

Na podany adres e-mail zostanie automatycznie wysłana wiadomość, w której znajduję się link do ukończenia procedury składania wniosku.

Kliknięcie w link, który znajduje się w wiadomości otrzymanej na e-mail pozwoli przejść do strony, na której można odnaleźć złożony wniosek.

Należy kliknąć Wybierz podmiot następnie wybrać SZKOŁA/PLACÓWKA OŚWIATOWA wypełnić dane podmiotu, po wybraniu placówki automatycznie pojawią się jej dane.

W danych identyfikacyjnych wniosku należy wypełnić PESEL oraz hasło, które było wprowadzone podczas składania wniosku

Jeśli wszystkie pola zostały poprawnie wypełnione należy kliknąć POKAŻ WNIOSEK.

Po kliknięcie przycisku Złóż wniosek, wniosek zostanie wysłany do rozpatrzenia.

Na e-mail wpłynie automatycznie wygenerowana wiadomość.

Po rozpatrzeniu wniosku przez JST (w przypadku dyrektorów szkół) lub przez dyrektora szkoły lub placówki oświatowej zostanie wysłana wiadomość e-mail:

W przypadku akceptacji formalnej wniosku o na adres e-mail wpłynie informacja:

Po potwierdzeniu tożsamości zostanie wysłana wiadomość e-mail z aktywnym linkiem do pobrania danych dostępowych.

Po zalogowaniu się do wniosku kliknij przycisk POZYSKAJ DANE DOSTĘPOWE.

Po wpisaniu hasła wyświetli się okno z danymi dostępowymi.

Pojawi się okno z loginem:

Możliwość pobrania danych dostępowych jest do momentu pierwszego poprawnego zalogowania się do SIO.

2. Składanie wniosku o upoważnienie przez użytkownika posiadającego już aktywne upoważnienie do innego podmiotu.

Należy wybrać Złóż wniosek o dostęp, który znajduje się pod przyciskiem ZALOGUJ na stronie https://sio.gov.pl/

lub można też złożyć wniosek po kliknięciu przycisku ZALOGUJ korzystając z opcji Utwórz konto lub odzyskaj dane logowania wybierając wariant „Utwórz nowe konto”.

Procedura złożenia wniosku i wypełnienia formularza jest taka jak opisana w punkcie 1.

Należy uzupełnić formularz wniosku, wypełnić wszystkie wymagane pola:

Na podany adres e-mail zostanie automatycznie wysłana wiadomość, w której znajduję się link do ukończenia procedury składania wniosku.

Po kliknięciu w link, należy potwierdzić dane, następnie dokończyć procedurę składania wniosku, kliknąć w POTWIERDŹ ZŁOŻENIE WNIOSKU.

Na wskazany we wniosku adres email, zostanie wysłana wiadomość potwierdzająca złożenie wniosku.

Kolejne wiadomości od Administratora SIO, będą informować o aktualnym statusie wniosku.

Po zaakceptowaniu wniosku, użytkownik otrzyma wiadomość :

W przypadku, gdy użytkownik/wnioskodawca ma aktywne min. jedno upoważnienie – kolejne wnioski o dostęp do SIO, które będą zaakceptowane nie będą miały linków do pobrania danych dostępowych.

Dane dostępowe – login i hasło użytkownika pozostają bez zmian.