Instrukcje merytoryczne

Podstawy prawne systemu informacji oświatowej:

Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz.U. z 2018 r. poz. 1900, z późn. zm.)

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie procedury przyznawania danych dostępowych do bazy danych systemu informacji oświatowej.

Słownik

Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

1. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. 2018 r. poz. 1900, z późn. zm.);
2. SIO – należy przez to rozumieć System Informacji Oświatowej, o którym mowa w art. 2 ustawy
3. bazie danych SIO – należy przez to rozumieć centralny zbiór danych, prowadzony przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, o którym mowa w art. 4 ustawy;
4. procedurze przyznawania danych dostępowych – należy przez to rozumieć procedurę weryfikacji dostępu do bazy danych SIO, o której mowa w art. 70 i 71 ustawy, szczegółowo uregulowaną w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej w sprawie procedury przyznawania danych dostępowych do bazy danych systemu informacji oświatowej;
5. organie upoważniającym – należy przez to rozumieć podmiot właściwy do przyznawania danych dostępowych, o którym mowa w art. 70 ust. 1 oraz 2 ustawy;
6. wniosku – należy przez to rozumieć wniosek o przyznanie danych dostępowych, o którym mowa w art. 71 ust. 1 ustawy;
7. danych dostępowych – należy przez to rozumieć login i hasło, o których mowa w art. 69 ustawy;
8. upoważnieniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć upoważnienie w formie pisemnej udzielone pracownikowi podmiotu przez kierownika podmiotu; w zależności od decyzji kierownika i potrzeb organizacyjnych jednostki – można upoważnić pracownika/pracowników do:
   • dostępu w imieniu kierownika do bazy danych SIO (podst. prawna art. 68 ust. 2 ustawy)

   i/lub

   • przyznawania danych dostępowych oraz blokowania dostępu do bazy danych SIO dla kierowników jednostek organizacyjnych

   i/lub

   • przyznawania danych dostępowych oraz blokowania dostępu do bazy danych SIO dla pracowników jednostki.

9. RSPO – należy przez to rozumieć Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 1 i art. 7 ustawy;
10. administratorze bazy danych SIO – należy przez to rozumieć Ministra Edukacji Narodowej – art. 6 ustawy oraz art. 7 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922);
11. JST – należy przez to rozumieć jednostkę samorządu terytorialnego.

 I. Składanie i rozpatrywanie wniosków o upoważnienie do dostępu do bazy danych SIO

Podstawa prawna: art. 67-77, art. 119 i art.123 ustawy oraz rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie procedury przyznawania danych dostępowych do bazy danych systemu informacji oświatowej.

Dostęp do bazy danych SIO jest uprawniony wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Dostęp do bazy danych SIO przez osoby upoważnione będzie następował po zalogowaniu do systemu teleinformatycznego osoby upoważnionej. W związku z tym użytkownik SIO jest obowiązany posiadać dane dostępowe, obejmujące niepowtarzalne identyfikator użytkownika SIO (login) i hasło, które otrzyma po spełnieniu warunków procedury przyznawania danych dostępowych określonej w ustawie i rozporządzeniu. Dane dostępowe będą przyznawane na wniosek osoby upoważnionej składany w postaci elektronicznej za pomocą aplikacji internetowej SIO.

Wniosek rozpatruje organ upoważniający. Upoważnienie do dostępu jest udzielane na czas określony (na okres pełnienia funkcji, maks. 5 lat) i ma formę elektroniczną (oznacza to, że wniosek i upoważnienie są zapisane w aplikacji i nie jest wymagane ich drukowanie). Upoważnienia do dostępu udziela się po pozytywnym przeprowadzeniu procedury przyznawania danych dostępowych.

Kto składa wniosek o przyznanie danych dostępowych do bazy danych SIO?

1. Na podstawie upoważnienia z ustawy:
   • Kierownik podmiotu (kierownik podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych lub uprawnionego do pozyskania danych z SIO – art. 68 ust. 1 pkt 1 ustawy);
   • Prezes regionalnej izby obrachunkowej – art. 68 ust. 1 pkt 2 ustawy;
   • Rektor uczelni – art. 68 ust. 1 pkt 3 ustawy.
2. Na podstawie upoważnień wewnętrznych:

• Osoba upoważniona do przyznawania danych dostępowych oraz blokowania dostępu do bazy danych SIO dla kierowników jednostek organizacyjnych;
• Osoba upoważniona do przyznawania danych dostępowych oraz blokowania dostępu do bazy danych SIO dla pracowników jednostki;
• Wyznaczony pracownik podmiotu (w zakresie przekazywania i pozyskiwania danych dziedzinowych) – art. 68 ust. 2 ustawy.

UWAGA 1: Upoważnienie wewnętrzne wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności i jest udzielane na czas określony, nie dłuższy niż 5 lat.

W przypadku upoważnienia określonego w ustawie, upoważnienie następuje z mocy prawa bez konieczności uzyskiwania dokumentu upoważnienia w postaci papierowej. Osoby upoważnione z ustawy są upoważnione przez okres pełnienia funkcji, nie dłuższy niż 5 lat.

UWAGA 2: W przypadku upoważnień wewnętrznych ta sama osoba może być upoważniona w jednym, dwóch lub trzech wyżej wymienionych zakresach wewnętrznych.

UWAGA 3: Liczba osób upoważnionych wewnętrznie jest dowolna – zależy od decyzji kierownika jednostki i warunków organizacyjnych w danej jednostce.

UWAGA 5: W przypadku upoważnienia wewnętrznego udzielanego dla pracownika podmiotu, o którym mowa w art. 68 ust. 2, kierownik podmiotu określa zakres dostępu do bazy danych SIO odpowiednio do: RSPO, zbioru danych szkół i placówek oświatowych, zbioru danych jednostek, zbioru danych o uczniach, zbioru danych o nauczycielach. Ponadto dodatkowo w przypadku upoważnienia wewnętrznego udzielanego dla pracownika przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) oraz ministra prowadzącego szkoły lub placówki oświatowe – kierownik podmiotu określa czy przyznaje uprawnienia do potwierdzania prawdziwości danych, o którym mowa w art. 50 ust. 3-7 ustawy.

Kto przyznaje dane dostępowe do bazy danych SIO?

1. Przyznawanie danych dostępowych dla kierownika podmiotu, prezesa regionalnej izby obrachunkowej, rektora uczelni – art. 70 ust. 1 ustawy:

System udzielania upoważnień do dostępu jest zdecentralizowany wg poziomów I, II, III

I poziom : Minister Edukacji Narodowej (lub osoba przez niego upoważniona) przyznaje dane dostępowe:

kierownikom jednostek wykonujących zadania z zakresu oświaty:

• ministrom prowadzącym szkoły i placówki oświatowe,
• Centralnej Komisji Egzaminacyjnej,
• okręgowym komisjom egzaminacyjnym,
• kuratoriom oświaty,
• Centrum Edukacji Artystycznej,
• izbom rzemieślniczym,
• prezesom regionalnych izb obrachunkowych,
• rektorom uczelni.

II poziom: Kurator oświaty (lub osoba przez niego upoważniona) przyznaje dane dostępowe:

• wójtom gmin (burmistrzom, prezydentom miast),
• starostom powiatów,
• marszałkom województw.

III poziom: Minister oraz wójt gminy/burmistrz/prezydent miasta, starosta powiatu, marszałek województwa (lub osoby przez nich upoważnione) przyznają dane dostępowe:

• dyrektorom szkół i placówek oświatowych (których dane identyfikacyjne szkół są zobowiązani przekazywać do RSPO),
• kierownikom Centrów Usług Wspólnych.

I.2. Procedura weryfikacji dostępu od strony wnioskującego

I.2.1. Wypełnienie i wysłanie wniosku

Wniosek składa się w formie elektronicznej.

UWAGA 1: Sposób składania wniosku jest opisany w instrukcji użytkownika aplikacji  Systemu Informacji Oświatowej.

UWAGA 2: Wnioskodawca nie wybiera adresata wniosku. Wybór właściwego organu upoważniającego jest automatyczny, dokonuje się na podstawie danych wskazanych we wniosku.

UWAGA 3: W przypadku upoważnienia wewnętrznego osoba, która ma zostać upoważniona do przyznawania danych dostępowych (w zakresie przeprowadzania procedury weryfikacji i przyznawania danych dostępowych) także składa elektroniczny wniosek o przyznanie danych dostępowych.

UWAGA 4: W przypadku wypełniania wniosku przez osobę upoważnioną do przyznawania danych dostępowych należy zachować szczególną staranność, co do zgodności danych wpisywanych we wniosku elektronicznym a treścią pisemnego upoważnienia wewnętrznego.

I.2.2. Wpływ wniosku do systemu – pierwszy e-mail

Po wysłaniu wniosku za pomocą aplikacji na adres poczty elektronicznej podany we wniosku wnioskodawca otrzymuje e-mail z informacją o wpływie wniosku.

Jeżeli wnioskodawca nie otrzyma e-maila, należy wyświetlić dane wniosku i sprawdzić czy wniosek został zapisany, sprawdzić czy status wniosku jest prawidłowy oraz czy podany został prawidłowy adres e-mail. Ponadto nie jest możliwe złożenie kolejnego wniosku o przyznanie danych dostępowych, jeżeli użytkownik ma już przyznane dane dostępowe (w takim wypadku możliwe jest tylko przedłużenie wniosku). Jeżeli w dalszym ciągu wnioskodawca nie otrzymuje e-maila, zachodzi podejrzenie, że proces rejestracji nie powiódł się i należy ponownie wypełnić i wysłać nowy wniosek.

I.2.3. Przyjęcie wniosku do rozpatrzenia – drugi e-mail

Informacja o rozpoczęciu rozpatrywania wniosku powinna niezwłocznie wpłynąć na adres poczty elektronicznej wnioskodawcy.

Z informacji zawartych w e-mailu można dowiedzieć się, który organ rozpoczął rozpatrywanie wniosku, a także, jakie są dalsze kroki procedury weryfikacji.

Organ przyznający dane dostępowe rozpatruje wniosek w terminie 5 dni roboczych od dnia wysłania informacji.

I.2.4. Stwierdzenie poprawności danych zawartych we wniosku / nienadanie wnioskowi biegu – trzeci e-mail

Organ przyznający dane dostępowe sprawdza poprawność danych zawartych we wniosku przez porównanie tych danych z:

1) danymi zgromadzonymi w RSPO lub danymi będącymi w posiadaniu organów administracji publicznej – w przypadku wniosków dyrektorów szkół i placówek oświatowych;

2) danymi będącymi w posiadaniu organów administracji publicznej – w przypadku wniosków kierowników innych jednostek wykonujących zadania z zakresu oświaty, prezesów regionalnych izb obrachunkowych, rektorów uczelni i kuratorów oświaty

3) danymi zawartymi w upoważnieniu – w przypadku upoważnień wewnętrznych, tj. wniosków osób upoważnionych, o których mowa w art. 68 ust. 2 ustawy, oraz wniosków osób upoważnionych do przyznawania danych dostępowych, o których mowa w art. 70 ust. 1 ustawy.

Po stwierdzeniu poprawności danych zawartych we wniosku, niezwłocznie jest przesyłany trzeci e-mail zawierający informację o poprawności danych zawartych we wniosku.

W przypadku stwierdzenia, że dane zawarte we wniosku są niepoprawne, przesyłana jest informacja o nienadaniu wnioskowi biegu i stwierdzonej niepoprawności. Osoba, której wnioskowi nie nadano biegu, może ponownie złożyć wniosek.

I.2.5. Potwierdzenie tożsamości

W przypadku, gdy wniosek został uwierzytelniony w sposób, o którym mowa w art. 71 ust. 3 ustawy (tj. podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP), nie dokonuje się potwierdzenia tożsamości osoby, której wniosek dotyczy.

W przypadku, gdy wniosek nie został uwierzytelniony przy użyciu podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP, potwierdza się tożsamość osoby, której wniosek dotyczy. Wówczas w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania trzeciego e-maila (tj. informacji o stwierdzeniu poprawności danych zawartych we wniosku), osoba której mają być przyznane dane dostępowe, zgłasza się w siedzibie organu przyznającego dane dostępowe w celu potwierdzenia tożsamości.

W celu potwierdzenia tożsamości osoba, której mają być przyznane dane dostępowe, przedstawia organowi przyznającemu dane dostępowe:

• dokument tożsamości – ważny! dowód osobisty lub paszport (w przypadku cudzoziemca – kartę pobytu lub odpowiednie dokumenty wskazane w rozporządzeniu);

ZMIANA TERMINU POTWIERDZENIA TOŻSAMOŚCI: Termin 5-dniowy na zgłoszenie może być przedłużony. W tym celu należy złożyć – za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres podany przez organ w trzecim e-mailu – wniosek o przedłużenie terminu. Ponadto:

• wniosek należy uzasadnić (np. choroba, urlop, opieka nad osoba bliską, okoliczności życiowe, itp.);
• wniosek należy złożyć nie później niż na 2 dni przed upływem terminu zgłoszenia – w przeciwnym razie wnioskowi o udzielenie upoważnienia nie nadaje się biegu (można złożyć nowy wniosek);
• we wniosku osoba, której ma być udzielone upoważnienie, wskazuje wybrany termin, w którym zgłosi się w siedzibie organu upoważniającego.

Niestawienie się w siedzibie organu upoważniającego w celu potwierdzenia tożsamości w wyznaczonym (przedłużonym) terminie skutkuje odrzuceniem wniosku. W takim przypadku można ponownie złożyć nowy wniosek.

I.2.6. Uzyskanie danych dostępowych do bazy danych SIO (login i hasło) albo odrzucenie wniosku

1) UZYSKANIE DOSTĘPU

Po sprawdzeniu poprawności danych zawartych we wniosku oraz po potwierdzeniu tożsamości osoby, której wniosek dotyczy (w przypadku, gdy wniosek nie został uwierzytelniony przy użyciu podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP) dane dostępowe są pozyskiwane z SIO przez osobę upoważnioną. Sposób pozyskiwania danych jest opisany w instrukcji użytkownika aplikacji Systemu Informacji Oświatowej.

UWAGA: Rejestr upoważnień znajduje się w systemie. Oznacza to, że upoważnienia nie są drukowane z systemu.

2) ODRZUCENIE WNIOSKU

Osoba, której wniosek został odrzucony, może ponownie złożyć wniosek.

Przypadki odrzucenia wniosku

• niestawienie się w siedzibie organu upoważniającego w celu potwierdzenia tożsamości w wyznaczonym (lub przedłużonym) terminie;
• brak dokumentu tożsamości, nieważny dokument tożsamości;
• stwierdzenie, że osoba, której ma być udzielone upoważnienie, nie jest osobą, za którą się podaje;