Instrukcje techniczne

Formularz rejestracyjny służy do rejestracji szkoły/placówki oświatowej.

Jednostki Samorządu Terytorialnego powinny rejestrować szkoły i placówki oświatowe znajdujące się na ich terenie.

Placówki można zarejestrować po zalogowaniu się do aplikacji SIO pod adresem: https://sio.gov.pl/sio/login .

Należy wybrać moduł PODMIOT, zakładkę Lista podmiotów, a następnie kliknąć przycisk DODAJ.

Wyświetli się formularz do uzupełnienia. Większość pól znajdujących się na tym ekranie jest wymagana do wypełnienia formularza RG-1 dla Głównego Urzędu Statystycznego. Wymagane pola oznaczone są gwiazdką.

W momencie wysłania wniosku do systemu centralnego, dane z formularza są przesyłane do GUS i tam zostają poddane weryfikacji. Jeśli podczas wypełniania formularza nie podano numeru REGON, zostanie uruchomiona procedura mająca na celu przyznanie szkole lub placówce oświatowej nowego numeru. W takiej sytuacji Urząd Statystyczny wydaje placówce wpisywanej do rejestru REGON odpowiednie zaświadczenie.

DANE PODSTAWOWE

REGON

Przekazując dane nowo założonej szkoły lub placówki oświatowej pole REGON należy pozostawić niewypełnione – w ramach współpracy bazy danych SIO z rejestrem REGON numer identyfikacyjny REGON zostanie nadany. Jeśli REGON został już nadany placówce należy to pole uzupełnić.

NIP

Wypełnienie pola NIP nie jest obowiązkowe. Numer NIP należy podać, jeżeli taki numer został nadany.

Typ

W polu Typ należy wybrać z listy wartość definiującą wprowadzany podmiot.

W zależności od jednostki, do jakiej użytkownik jest zalogowany dostępne są opcje:

• Bednarska Szkoła Realna,
• Biblioteki pedagogiczne,
• Branżowa szkoła I stopnia,
• Branżowa szkoła II stopnia (z datą rozpoczęcia działalności od 01.09.2020 r.)
• Branżowe Centrum Umiejętności (z datą rozpoczęcia działalności od 01.12.2023r.)
• Bursa,
• Placówka Kształcenia Ustawicznego – bez szkół,
• Placówka Kształcenia Ustawicznego ze szkołami,
• Centrum Kształcenia Zawodowego,
• Dom wczasów dziecięcych,
• Inna szkoła artystyczna,
• Kolegium Pracowników Służb Społecznych,
• Liceum ogólnokształcące,
• Liceum sztuk plastycznych,
• Międzyszkolny ośrodek sportowy,
• Młodzieżowy dom kultury,
• Młodzieżowy Ośrodek Socjoterapii,
• Młodzieżowy Ośrodek Wychowawczy,
• Niepubliczna placówka oświatowo-wychowawcza w systemie oświaty,
• Ognisko pracy pozaszkolnej,
• Ogólnokształcąca szkoła baletowa,
• Ogólnokształcąca szkoła muzyczna I stopnia,
• Ogólnokształcąca szkoła muzyczna II stopnia,
• Ogród jordanowski,
• Ośrodek Rewalidacyjno-Wychowawczy,
• Pałac młodzieży,
• Placówka doskonalenia nauczycieli,
• Placówki artystyczne (ognisko artystyczne),
• Policealna szkoła muzyczna,
• Policealna szkoła plastyczna,
• Poradnia psychologiczno-pedagogiczna,
• Poradnia specjalistyczna,
• Pozaszkolna placówka specjalistyczna,
• Poznańska szkoła chóralna,
• Przedszkole,
• Punkt przedszkolny,
• Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy,
• Specjalny Ośrodek Wychowawczy,
• Szkolne schronisko młodzieżowe,
• Szkoła muzyczna I stopnia,
• Szkoła muzyczna II stopnia,
• Szkoła podstawowa,
• Szkoła policealna,
• Szkoła specjalna przysposabiająca do pracy,
• Szkoła sztuki cyrkowej,
• Szkoła sztuki tańca,
• Technikum,
• Zespół szkół i placówek oświatowych,
• Zespół wychowania przedszkolnego.

Pola oznaczone gwiazdką są wymagane. Kreator nie pozwoli poprawnie zapisać formularza, jeśli wspomniane informacje nie zostaną wypełnione.

Czy podmiot powstaje w wyniku przekształcenia/przekazania innego podmiotu?

W przypadku rejestracji szkoły powstającej w wyniku przekształcenia/przekazania w formularzu rejestracyjnym należy zaznaczyć opcję: Czy podmiot powstaje w wyniku przekształcenia/przekazania innego podmiotu?

Po wybraniu tej opcji w formularzu pojawi się możliwość wskazania szkoły, na bazie której powstała nowo zakładana szkoła lub możliwość wskazania szkoły samorządowej, która jest przekazana do prowadzenia. Właściwą szkołę należy wybrać za pomocą wyszukiwarki, tj. wyszukać np. po numerze REGON lub RSPO i wybrać odpowiednią szkołę która będzie przekształcana/przekazywana.

Wybierz jedną z podstaw prawnych przekazania małej szkoły:

Należy wybrać jedną z dostępnych opcji i zaznaczyć CHECKBOX.

• Przekazanie do 31 sierpnia 2017r. – szkoła przekazana do prowadzenia w drodze umowy, o której mowa w art. 5 ust. 5g ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty.

„5g. Jednostka samorządu terytorialnego, będąca organem prowadzącym szkołę liczącą nie więcej niż 70 uczniów, na podstawie uchwały organu stanowiącego tej jednostki oraz po uzyskaniu pozytywnej opinii organu sprawującego nadzór pedagogiczny, może przekazać, w drodze umowy, osobie prawnej niebędącej jednostką samorządu terytorialnego, z wyjątkiem osoby, o której mowa w ust. 5ga, lub osobie fizycznej, prowadzenie takiej szkoły.”

• Przekazanie od 1 września 2017 – szkoła przekazana do prowadzenia w drodze umowy, o której mowa w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

„Art. 9. 1. Jednostka samorządu terytorialnego, będąca organem prowadzącym szkołę liczącą nie więcej niż 70 uczniów, na podstawie uchwały organu stanowiącego tej jednostki oraz po uzyskaniu pozytywnej opinii organu sprawującego nadzór pedagogiczny, może przekazać z dniem 1 września danego roku, w drodze umowy, osobie prawnej niebędącej jednostką samorządu terytorialnego, z wyjątkiem osoby, o której mowa w ust. 2, lub osobie fizycznej, prowadzenie takiej szkoły, o ile szkoła ta nie jest jedyną szkołą danego typu prowadzoną przez tę jednostkę samorządu terytorialnego zgodnie z art. 8 ust. 15 lub 16. Przepis nie dotyczy szkoły artystycznej.”

Sposób ewidencjonowania:

W polu SPOSÓB EWIDENCJONOWANIA, należy wybrać PROWADZONA/ REJESTROWANA, czy wpisywana szkoła lub placówka jest prowadzona przez jednostkę rejestrującą, czy jest przez nią jedynie rejestrowana do RSPO z powodu podległości terytorialnej. Poprzez placówki rejestrowane rozumiemy placówki publiczne, które są prowadzone przez inne organy niż JST (np. stowarzyszenia, firmy, fundacje, osoby prawne), bądź szkoły niepubliczne, które jednostka samorządu terytorialnego wpisuje do ewidencji szkół i placówek niepublicznych.

Nazwa i Nazwa skrócona:

W polach Nazwa i Nazwa skrócona należy podać faktyczną nazwę wprowadzanej szkoły lub placówki oświatowej (wpisanej w dokumentach dotyczących utworzenia szkoły/placówki oświatowej). Nazwa i Nazwa skrócona może składać się maksymalnie z 254 znaków.

Data założenia

Data założenia szkoły lub placówki oświatowej wynikająca z dokumentacji (w przypadku szkół publicznych – data aktu założycielskiego, data podjęcia uchwały; w przypadku szkół niepublicznych – data wpisania do ewidencji lub wydania zezwolenia).

Data rozpoczęcia działalności

Faktyczna data rozpoczęcia działalności szkoły lub placówki oświatowej (np. 1 września 2019 r.)

DANE DODATKOWE

Dane Dyrektora

Pole imię i nazwisko dyrektora placówki zostało usunięte z poziomu rejestracji placówki przez Jednostki Samorządu Terytorialnego.

Od działalności 2020/2021 dane dyrektora w opisie placówki w RSPO są pobierane z upoważnienia wydanego na stanowisko Kierownika jednostki wskazanej placówki.

W systemie SIO wyświetlany jest komunikat: Nie istnieje w podmiocie aktywny użytkownik z funkcją kierownika. (w szczegółach podmiotu) – w przypadku braku aktywnego upoważnienia na funkcję Kierownika jednostki danej placówki.

Jeśli w podmiocie jest więcej niż jedno upoważnienie wydane na Kierownika jednostki , to w opisie placówki w RSPO nie ma pobranych danych imienia i nazwiska dyrektora.

W takiej sytuacji w szczegółach podmiotu pojawi się komunikat: Nie można określić danych dyrektora placówki, ponieważ w podmiocie istnieje wiele aktywnych upoważnień do SIO z funkcją kierownika. Aby dane dyrektora były uzupełnione w RSPO w podmiocie może być tylko jedno aktywne upoważnienie do SIO z funkcją kierownika. Istnieje konieczności wyjaśnienia kto jest aktualnym dyrektorem i cofnięcie wydanych upoważnień osobom, które nie są w tym momencie dyrektorem szkoły lub placówki.

Status publiczno-prawny:

W polu Status publiczno-prawny należy dokonać wyboru spośród następujących możliwości:

1. Publiczna
2. Niepubliczna
3. Niepubliczna szkoła artystyczna o uprawnieniach publicznej szkoły artystycznej
4. Niepubliczna szkoła artystyczna bez uprawnień publicznej szkoły artystycznej

Wypełnienie pola Status publiczno-prawny ma kluczowe znaczenie dla określenia szczególnej formy prawnej (dana niezbędna we współpracy RSPO-REGON).

Kategoria uczniów:

Należy wskazać czy szkoła jest przeznaczona dla dzieci czy dorosłych. W niektórych typach szkół dostępna będzie również kategoria uczniów „bez kategorii”.

Specyfika szkoły:

W polu określa się, czy wpisywana szkoła posiada status szkoły specjalnej.

Jeśli wprowadzono szkołę specjalną, na formularzu pojawi się nowe pole, w którym należy podać niepełnosprawność dominującą w jednostce.

Dostępna lista niepełnosprawności po kliknięciu w strzałkę   :

Związanie organizacyjne szkoły:

Pole opisuje, czy rejestrowana szkoła działa w powiązaniu z innym podmiotem (np. przy zakładzie karnym, w podmiocie leczniczym, itp.).

Etapy edukacji:

Pole pojawia się w formularzach szkół podstawowych, przedszkoli, punktów przedszkolnych oraz zespołów wychowania przedszkolnego. Należy w nim wykazać etapy edukacji realizowane w szkole/placówce.

Do roku 2019/2020 możliwość wskazania etapów:

Od roku 2020/2021 możliwość wskazania etapów:

Szkoła została założona lub jest prowadzona po uzyskaniu zgody, o której mowa w art. 178 ust. 1 ustawy – Prawo oświatowe:

Informację o działalności o charakterze szkoły eksperymentalnej można wprowadzić dla placówek ze statusem publiczno-prawnym:

– niepubliczna

– niepubliczna szkoła artystyczna o uprawnieniach publicznej szkoły artystycznej.

Dane te można wprowadzić jedynie dla szkół z jednym z powyższych statusów publiczno-prawnych. Nie ma możliwości oznaczenia tego pola dla np.: zespołu szkół i placówek oświatowych, zespołu wychowania przedszkolnego.

Czy podmiot będzie otrzymywał dotację, o której mowa w art. 32 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych w przyszłym roku kalendarzowym?

Informację o planowanym otrzymywaniu przez szkołę lub placówkę oświatową na kolejny rok budżetowy dotacji, o której mowa w art. 32 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (dawny art. 80 ust. 3b i art. 90 ust. 3b ustawy o systemie oświaty), podmiot zobowiązany do przekazywania danych do RSPO przekazuje do dnia 10 października każdego roku kalendarzowego. Pole to pojawia się tylko w przypadku placówek rejestrowanych przez miasto na prawach powiatu lub powiat ziemski, których organem prowadzącym jest organ inny niż JST/Minister lub osoba fizyczna.

Pole to należy wypełnić tylko w przypadku dotacji dla publicznych placówek, o których mowa w art. 2 pkt 3-6 i 10 ustawy – Prawo oświatowe, niepublicznych szkół nieposiadających uprawnień szkoły publicznej oraz niepublicznych placówek, o których mowa w art. 2 pkt 3, 6 i 10 ustawy – Prawo oświatowe, które będą otrzymywać dotację z budżetu powiatu w wysokości i na zasadach ustalonych przez radę powiatu.

Dziedzina:

W opisie podmiotu BCU można wskazać tylko jedną dziedzinę np.:

• Administracja i archiwistyka
• Agroturystyka
• Architektura krajobrazu
• Automatyka przemysłowa…

Jeżeli BCU będzie filią (14 znakowy REGON i ten sam typ podmiotu nadrzędnego) to

dziedzina musi być taka sama jak w jednostce macierzystej.

Czy podmiot posiada obwód?

Należy w tym miejscu podać informację czy szkoła jest szkołą obwodową.

Nie ustala się obwodów szkołom specjalnym, szkołom integracyjnym, szkołom dwujęzycznym, szkołom dla mniejszości narodowych i etnicznych oraz społeczności posługujących się językiem regionalnym, szkołom sportowym, szkołom mistrzostwa sportowego, szkołom artystycznym, szkołom w zakładach poprawczych i schroniskach dla nieletnich oraz szkołom przy zakładach karnych i aresztach śledczych.

Szkole publicznej prowadzonej przez osobę fizyczną lub osobę prawną inną niż jednostka samorządu terytorialnego nie ustala się obwodu, chyba że osoba prowadząca wystąpi z takim wnioskiem.

Czy podmiot posiada internat?

W polu INTERNAT należy zaznaczyć checkbox, w przypadku, gdy w szkole zorganizowano internat.

Internat może być wykazany wyłącznie przy wypełnianiu danych szkoły. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 maja 2001 r. w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół (Dz. U. Nr 61, poz. 624, z późn. zm.) przewiduje organizowanie internatów w szkołach różnych typów. Nie przewiduje się możliwości wykazania internatu w zespole szkół i placówek oświatowych.

UWAGA! Nie ma możliwości oznaczenia informacji o Internacie w placówce, w której wykazuje się pobyt.

Zawody:

Podczas rejestrowania niektórych podmiotów występuje dodatkowy krok formularza. Informacje, które należy w nim podać, są uzależnione od rodzaju szkoły/placówki oświatowej, która jest dodawana do RSPO. Okno może się składać z jednej lub kilku sekcji, które są wyświetlane jedna pod drugą.

Podmiot prowadzący

W polu Podmiot prowadzący należy z listy rozwijanej wybrać właściwy organ prowadzący inny niż JST/Minister. Pole dostępne jest tylko w przypadku wyboru sposobu ewidencjonowania „Rejestrowany”.

Po wybraniu z listy odpowiedniego podmiotu automatycznie pojawia się on w spisie wybranych podmiotów prowadzących. Następnie należy zatwierdzić wybór poprzez zaznaczenie właściwego organu.

Adres siedziby szkoły/placówki oświatowej

Należy wskazać adres siedziby szkoły, placówki oświatowej lub zespołu.

W celu podania województwa, powiatu, gminy, miejscowości, ulicy, na której znajduje się siedziba szkoły, placówki oświatowej lub zespołu należy wybrać odpowiednią wartość z rozwijanego słownika.

Dane wykorzystywane w słownikach pochodzą z prowadzonego przez Główny Urząd Statystyczny Krajowego Rejestru Urzędowego Podziału Terytorialnego Kraju, tzw. rejestru TERYT.

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku pola Poczta.

W celu określenia numeru budynku, numeru lokalu oraz kodu pocztowego należy wpisać w odpowiednie pola właściwe wartości liczbowe.

Jeżeli dane adresowe różnią się od danych do korespondencji, należy odznaczyć pomarańczowy checkbox.

Odznaczenie tej opcji spowoduje wyświetlenie dodatkowego formularza z polami do wypełnienia adresu korespondencyjnego.

Dane teleadresowe szkoły/placówki oświatowej

W danych teleadresowych należy podać przynajmniej jeden z widniejących rodzajów danych (e-mail, faks, strona www, telefon).

Modyfikacji numeru telefonu, numeru faksu, adresu poczty elektronicznej i strony internetowej szkoły lub placówki oświatowej, a także adresu do korespondencji może dokonać oprócz jednostki samorządu terytorialnego także dyrektor danej szkoły lub placówki oświatowej.

Dane do REGON

Dane do REGON zaczytują się automatycznie w zależności od poprzednio wprowadzonych w formularzu danych – np. „Szczególna forma prawna” zależy od typu szkoły placówki oraz sposobu ewidencjonowania.

Przewidywana liczba pracowników:

Podanie przewidywanej liczby pracowników jest wymagane przez przepis art. 42 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1068) w celu dokonania wpisu szkoły, placówki oświatowej lub zespołu do rejestru REGON.

W przypadku zespołów szkół i placówek oświatowych, jednostek złożonych oraz szkół lub placówek z filią przewidywaną liczbę pracowników należy wykazywać na poziomie zespołu, jednostki złożonej, szkoły lub placówki z filią, gdyż one są zgodnie z prawem miejscem zatrudnienia. Dane te nie są wykazywane na poziomie poszczególnych szkół i placówek wchodzących w skład zespołu, jednostki złożonej lub filii.

Po kliknięciu w pole Przewidywana liczba pracowników można wpisać liczbę z klawiatury lub przesuwając strzałkami dostępnymi na końcu pola.

Dane osoby do kontaktu z GUS

W tej części formularza należy podać telefon i e-mail osoby odpowiedzialnej za kontakt z Głównym Urzędem Statystycznym w jednostce rejestrującej szkoły i placówki oświatowe. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości dotyczących informacji otrzymanych przez GUS, pracownik urzędu, zamiast odrzucać wniosek, będzie mógł skontaktować się z odpowiednią osobą i wyjaśnić zaistniałą sytuację.

Można też skorzystać z funkcji UZUPEŁNIJ MOIMI DANYMI pola automatycznie uzupełnią się danymi osoby zalogowanej do systemu SIO.

Po prawidłowym wypełnieniu formularza rejestracji placówki należy dane zapisać korzystając

z przycisku w prawym dolnym rogu ZAPISZ.

Na dole ekranu pojawi się komunikat OPERACJA ZAKOŃCZONA POMYŚLNIE.

Po zapisaniu danych wpis placówki pojawia się na liście Szkół i placówek oświatowych z komunikatem TRWA WERYFIKACJA GUS.

Funkcja USUŃ służy do usunięcia formularza placówki, która została ze względów formalnych jeszcze przed nadaniem REGON została ODRZUCONA PRZEZ GUS.

Rejestracja filii szkoły lub placówki, szkoły lub placówki w zespole oraz szkoły/placówki wchodzącej w skład jednostki złożonej.

Aby zarejestrować:

• filię szkoły lub placówki
• szkołę lub placówkę w zespole
• szkołę/placówkę wchodzącą w skład jednostki złożonej

W aplikacji SIO, należy w pierwszej kolejności w pełni zarejestrować jej podmiot nadrzędny (szkołę lub placówkę z filią, zespół lub jednostkę złożoną). W momencie otrzymania z SIO informacji na temat pomyślnej weryfikacji takiej jednostki i tym samym po dodaniu jej do RSPO, można rejestrować podległe jej podmioty.

Rejestracja fili placówki:

Wprowadzają dane podstawowe filii w polu Podmiot nadrzędny   wybieramy z listy placówkę macierzystą, która musi mieć ten sam typ co filia szkoły.

Po wypełnieniu wszystkich danych w formularzu korzystamy z przycisku w prawym dolnym rogu ekranu ZAPISZ.

Na dole ekranu pojawi się komunikat OPERACJA ZAKOŃCZONA POMYŚLNIE.

Po zapisaniu danych wpis placówki pojawia się na liście Szkół i placówek oświatowych:

z komunikatem TRWA WERYFIKACJA GUS.

Wchodząc w Pokaż strukturę   danego wpisu będzie już widoczna struktura wpisanej placówki: