Instrukcje techniczne

JST – składanie wniosku dla pracownika JST

Powrót do listy

Należy pamiętać, że osoba która posiada już aktywne upoważnienie do danej jednostki nie może złożyć nowego wniosku dopóki nie zostanie ono cofnięte lub wygaśnie okres jego obowiązywania.

W przypadku złożenia wniosku z błędnymi danymi i jego niepotwierdzenia system nie zezwoli na złożenie nowego wniosku do czasu jego wygaśnięcia po upływie 24h. Podobna sytuacja występuje w przypadku potwierdzonego wniosku, który powinien zostać rozpatrzony lub odrzucony przed złożeniem nowego wniosku.

Widok z komunikatu błędu został już złożony wniosek do tej placówki

Aby złożyć wniosek o upoważnienie dla pracownika podmiotu takiego jak Jednostka Samorządu Terytorialnego/Kuratorium Oświaty należy w przeglądarkę internetową wprowadzić adres strony SIO https://sio.gov.pl/ .

Widok systemu SIO z zaznaczoną funkcją złóż wniosek o upoważnienie do SIO

Aby złożyć wniosek o uzyskanie danych dostępowych klikamy Złóż wniosek o dostęp.

Wniosek można też złożyć po kliknięciu przycisku ZALOGUJ.

okno z opcja utwórz konto

Po kliknięciu opcji złóż wniosek o dostęp/ utwórz konto  pojawi się okno do złożenia wniosku o upoważnienie do systemu informacji oświatowej w dwóch wariantach potwierdzenia tożsamości:

  • ePUAP
  • Osobiste stawiennictwo

Okno z widokiem na dwie opcje potwierdzania tożsamości - ePUAP i osobiste stawiennictwo

W kolejnym kroku należy wybrać podmiot, za pomocą przycisku WYBIERZ PODMIOT, do którego użytkownik wnioskuje o nadanie upoważnienia.

Okno wyszukiwania jednostki dla której ma zostać złożony wniosek

Okno wyszukiwania jednostki dla którego ma zostać złożony wniosek z widokiem na pola do uzupełnienia

Jednostkę najlepiej wyszukać za pomocą nr REGON bez uzupełniania pozostałych wierszy.

Po wybraniu jednostki w wyszukiwarce na formularzu wniosku pojawią się jej dane.

Następnie należy wypełnić dane podstawowe takie jak:

  • Imię
  • Drugie imię, (jeśli osoba wnioskująca je posiada)
  • Nazwisko
  • PESEL
  • Adres e-mail
  • Numer telefonu

Ważne jest by wprowadzić aktualny adres email, ponieważ na ten adres będą przychodziły informacje dotyczące postępu procesu rozpatrywania wniosku o uzyskanie danych dostępowych.

Okno z widokiem na dane podstawowe z polami do wypełnienia takimi jak imię, nazwisko, PESEL, adres e-mali, regon

Należy również wypełnić dane dotyczące upoważnienia, wybierając opcję PRACOWNIK. Wprowadzamy imię i nazwisko osoby, która udzieliła upoważnienia oraz datę początku i końca ważności upoważnienia.

Należy pamiętać, że upoważnienie może być wydane maksymalnie na 5 lat od dnia złożenia wniosku.

Widok z funkcją Pracownika do zaznaczenia i polami do wprowadzenia dat ważności upoważnienia

Zakresy dostępu – tu należy wybrać moduły w aplikacji, do których pracownik ma zostać upoważniony.

widok okna z zakresem dostępu do wybrania

Typ użytkownika wybrany jest automatycznie i zależy od wybranego typu jednostki, do której został złożony wniosek o uzyskanie danych dostępowych.

Widok formularza z typem użytkownika

Następnie należy określić hasło, za pomocą którego wnioskujący będzie logował się do wniosku i pobierał dane dostępowe do systemu (login).

Należy pamiętać, że hasło musi składać się z:

  • minimum 12 znaków,
  • nie może zawierać polskich znaków,
  • powinno zawierać zarówno małe jak i duże litery,
  • powinno zawierać cyfry,
  • może zawierać również znaki specjalne (np. &, @, !).

Widok na pola do wpisania hasła, które będzie potrzebne do potwierdzenia złożenia wniosku i pozyskania danych dostępowych oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy

Zobowiązanie – ta informacja jest niezbędna do zaznaczenia, w celu złożenia wniosku o nadanie upoważnienia. Zgodnie z poniższą informacją zobowiązuje ona do zachowania w tajemnicy danych objętych zakresem dostępu do bazy danych staremu informacji oświatowej, również po ustaniu zatrudnienia, oraz zachowania informacji o ich zabezpieczeniu.

Po potwierdzeniu zobowiązania (zaznaczyć checkboxa) należy kliknąć przycisk WYŚLIJ.

Po kliknięciu przycisku wyślij, pojawi się komunikat o potwierdzeniu złożenia wniosku, który został wysłany na wskazany adres mailowy we wniosku o upoważnienie:

Widok na komunikat potwierdź złożenie wniosku w ciągu 24 godzin poprzez link aktywacyjny jaki został wysłany na adres e-mail

Na wskazany adres e-mail przyjdzie wiadomość od Administratora SIO o następującej treści

Okno z widokiem na treść wiadomości przychodzącej na e-mail osoby składającej wniosek o upoważnienia z informacją o rozpoczęciu procedury składania wniosku i aktywnym linkiem do potwierdzenia złożenia wniosku

Zgodnie z powyższą informacją, aby dokończyć procedurę składania wniosku należy kliknąć w link podświetlony na niebiesko. Link przekieruje użytkownika do wniosku w celu potwierdzenia danych we wniosku.

Ponownie należy wybrać podmiot, do którego wniosek został wysłany za pomocą przycisku WYBIERZ PODMIOT.

Okno wyszukiwania jednostki dla której ma zostać złożony wniosek z widokiem na pola do uzupełnienia

Po wybraniu jednostki należy wprowadzić dane identyfikacyjne wniosku (PESEL i hasło wprowadzone podczas wypełniania formularza wniosku).

okno potwierdzenia danych wniosku

Po wypełnieniu potrzebnych danych należy kliknąć przycisk POKAŻ WNIOSEK.

Chęć złożenia wniosku o uzyskanie danych dostępowych należy potwierdzić klikając przycisk POTWIERDŹ ZŁOŻENIE WNIOSKU.

Okno z zaznaczonym przyciskiem potwierdź złożenie wniosku

Jest możliwość wydrukowania wniosku za pomocą opcji DRUKUJ.

Po kliknięciu przycisku POTWIERDŹ ZŁOŻENIE WNIOSKU na wskazany adres mailowy zostanie wysłany drugi e-mail informujący o wpłynięciu wniosku do systemu. Jest to informacja automatyczna.

Widok na treść wiadomości wpływającej na e-mail wnioskującego z informacją o wpłynięciu wniosku do systemu

Na tym etapie Kierownik jednostki, do której wnioskował pracownik rozpatruje złożony wniosek.

A na wskazany we wniosku adres e-mail wpłynie kolejna wiadomość dotycząca złożonego wniosku o upoważnienie.

Widok na treść kolejnej wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o rozpoczęciu rozpatrywania upoważnienia nr 1

Widok na treść kolejnej wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o rozpoczęciu rozpatrywania upoważnienia nr 2

Po rozpoczęciu rozpatrywania wniosku przez Kierownika jednostki, na adres mailowy pracownika zostanie wysłana informacja dotycząca akceptacji wniosku pracownika.

Widok na treść wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o poprawnym złożeniu wniosku nr 1

Widok na treść wiadomość wpływającej na e-mali wnioskującego z informacją o poprawnym złożeniu wniosku nr 2

Po zaakceptowaniu formalnym i po potwierdzeniu tożsamości na wskazany adres pracownika wpłynie kolejna wiadomość od Administratora SIO.

Okno z widokiem na treść wiadomości po akceptacji wniosku z informacją z linkiem do pobrania danych dostępowych

Aby uzyskać dane dostępowe dla pracownika podmiotu, należy kliknąć w link przesłany w wiadomości.

Kolejny raz należy wybrać podmiot, do którego został wysłany wniosek – wybierając jednostkę samorządu terytorialnego i wyszukać jednostkę za pomocą dostępnych opcji:

  • Nazwa
  • Typ
  • REGON
  • Województwo
  • Powiat

Potwierdzając wyszukiwanie przyciskiem WYSZUKAJ.

Okno z widokiem na formularz po kliknięciu w link z polami do wypełnienia - wyszukaj podmiot

Po odnalezieniu wskazanej jednostki następnie należy wprowadzić dane identyfikacyjne wniosku.

okno potwierdzenia danych wniosku

Po wprowadzeniu wymaganych danych klikamy przycisk POKAŻ WNIOSEK.

okno z przyciskiem - pozyskaj dane dostępowe okno z widokiem szczegółów wniosku

okno z widokiem szczegółów wniosku nr 2

Możliwe jest wydrukowanie wniosku.

Widok wydrukowanego wniosku

Na tym etapie należy pozyskać dane dostępowe do systemu SIO. Aby pozyskać dostęp należy kliknąć w przycisk POZYSKAJ DANE DOSTĘPOWE. 

Po kliknięciu przycisku Pozyskaj dane dostępowe należy podać dane hasło wskazane we wniosku o upoważnienie.

Okno twoje dane dostępowe, do uzupełnienia pole hasło

Po wprowadzeniu hasła należy kliknąć przycisk POZYSKAJ DANE DOSTĘPOWE.

Po kliknięciu pozyskania danych dostępowych pojawi się okno z widniejącymi danymi dostępowymi tj. loginem.

okno z widokiem wygenerowanego loginu

Możliwość pobrania danych dostępowych jest do momentu pierwszego poprawnego zalogowania się do SIO.

UWAGA: Podany login należy zapamiętać (spisać) by móc logować się w przyszłości.

Z podanego miejsca poprzez ZALOGUJ SIĘ można od razu zalogować się do systemu SIO wygenerowanym loginem i ustanowionym hasłem przy składaniu wniosku.

W przypadku osoby posiadającej już aktywne upoważnienie do systemu SIO i składającej wniosek o upoważnienie do innego nowego podmiotu, po zaakceptowaniu wniosku, użytkownik otrzyma wiadomość :

wiadomość wysłana do użytkownika po zaakceptowaniu wniosku

W przypadku, gdy użytkownik ma aktywne min. jedno upoważnienie – kolejne wnioski o dostęp do SIO, które będą zaakceptowane nie będą miały linków do pobrania danych dostępowych.

Dane dostępowe – login i hasło pozostają bez zmian.