Instrukcje merytoryczne

Dostęp do bazy danych SIO, składanie i rozpatrywanie wniosku o przyznanie danych dostępowych

Podstawy prawne systemu informacji oświatowej:

– ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz.U. z 2024 r. poz. 152, z późn. zm.),

– rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 14 lipca 2017 r. w sprawie procedury przyznawania danych dostępowych do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz.U. z 2020 r. poz. 2170).

Słownik

Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

1. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej;
2. SIO – należy przez to rozumieć system informacji oświatowej, o którym mowa w art. 2 ustawy;
3. bazie danych SIO – należy przez to rozumieć centralny zbiór danych, prowadzony przez ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, o którym mowa w art. 4 ustawy;
4. procedurze przyznawania danych dostępowych – należy przez to rozumieć procedurę przyznawania dostępu do bazy danych SIO, o której mowa w art. 70 i 71 ustawy, szczegółowo uregulowaną w rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej w sprawie procedury przyznawania danych dostępowych do bazy danych systemu informacji oświatowej;
5. wniosku – należy przez to rozumieć wniosek o przyznanie danych dostępowych, o którym mowa w art. 71 ust. 1 ustawy;
6. danych dostępowych – należy przez to rozumieć niepowtarzalny identyfikator użytkownika SIO (login) i hasło, o których mowa w art. 69 ustawy;
7. upoważnieniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć upoważnienie udzielone w formie pisemnej pracownikowi podmiotu przez kierownika podmiotu;
8. RSPO – należy przez to rozumieć Rejestr Szkół i Placówek Oświatowych, o którym mowa w art. 4 ust. 1 pkt 1 i art. 7 ustawy;
9. administratorze bazy danych SIO – należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania (art. 6 ust. 1 ustawy);
10. JST – należy przez to rozumieć jednostkę samorządu terytorialnego.
11. Dostęp do bazy danych SIO

Dostęp do bazy danych SIO jest uprawniony wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Zgodnie z art. 68 ust. 1 ustawy, do dostępu do bazy danych SIO są upoważnieni:

1) kierownik podmiotu zobowiązanego do przekazywania danych do bazy danych SIO,

2) prezes regionalnej izby obrachunkowej,

3) rektor uczelni

– przez okres pełnienia funkcji, nie dłuższy niż 5 lat.

Osoby upoważnione, wskazane powyżej, mogą upoważnić do dostępu do bazy danych SIO odpowiednio:

1) pracownika lub pracowników jednostki, którą kierują, lub urzędu obsługującego daną jednostkę;

2) kierownika jednostki organizacyjnej podległej kierownikowi podmiotu, o którym mowa art. 68 ust. 1 ustawy, lub przez niego nadzorowanej;

3) w przypadku JST – także kierownika jednostki obsługującej lub pracownika albo pracowników tych jednostek wyznaczonych przez ich kierowników;

4) w przypadku szkół i placówek oświatowych – także kierownika jednostki obsługującej lub pracownika albo pracowników tej jednostki upoważnionych przez kierownika tej jednostki do dostępu do bazy danych SIO, wyłącznie w zakresie dostępu do zbioru danych szkół i placówek oświatowych i zbioru danych nauczycieli.

Zgodnie z art. 68 ust. 3 ustawy, upoważnienie dla osób ww. w pkt 1-4 może zostać udzielone na czas określony, nie dłuższy niż 5 lat oraz wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Ponadto, kierownik podmiotu udzielając takiego upoważnienia może określić zakres jego dostępu do bazy danych SIO spośród następujących opcji:

1) RSPO;

2) zbiór danych szkół i placówek oświatowych;

3) zbiór danych jednostek;

4) zbiór danych uczniów;

5) zbiór danych nauczycieli.

Dodatkowo, w przypadku upoważnienia wewnętrznego udzielanego dla pracownika przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) – kierownik podmiotu może przyznać uprawnienie do potwierdzania prawdziwości danych, o którym mowa w art. 50 ust. 3-7 ustawy (potwierdzanie zestawień zawierających dane niezbędne do dokonania podziału kwoty potrzeb oświatowych).

Osoby upoważnione (zarówno kierownicy podmiotów upoważnieni z mocy ustawy, jak i pracownicy upoważnieni przez kierowników), w celu uzyskania dostępu do bazy danych SIO, muszą złożyć wniosek o przyznanie danych dostępowych do bazy danych SIO.

Dostęp do bazy danych SIO uzyskuje się przez zalogowanie do systemu teleinformatycznego osoby upoważnionej, za pomocą danych dostępowych (login i hasło).

Od dnia 1 września 2025 r. osoba upoważniona, która pozyskała dane dostępowe, może uzyskać dostęp do bazy danych SIO również z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1725).

1. Składanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie danych dostępowych do bazy danych SIO

1. Wypełnienie i wysłanie wniosku

Wniosek składa się za pomocą aplikacji internetowej SIO – https://sio.gov.pl/. Na adres poczty elektronicznej osoby, której mają być przyznane dane dostępowe, jest przesyłana automatycznie wygenerowana przez system teleinformatyczny SIO informacja o wpływie wniosku.

Zgodnie z art. 71 ust. 2 ustawy wniosek zawiera: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL, numer telefonu, adres poczty elektronicznej i funkcję osoby, której mają być przyznane dane dostępowe, oraz w szczególności:

1) określenie typu użytkownika SIO:

a) podmiot zobowiązany do przekazywania danych do RSPO,

b) podmiot zobowiązany do przekazywania danych identyfikacyjnych i danych dziedzinowych do bazy danych SIO odpowiednio do zbiorów danych szkół i placówek oświatowych, zbiorów danych jednostek, zbiorów danych o uczniach lub zbiorów danych o nauczycielach,

c) podmiot uprawniony do pozyskiwania danych identyfikacyjnych i danych dziedzinowych uczniów i nauczycieli z bazy danych SIO, odpowiednio ze zbiorów danych o uczniach lub zbiorów danych o nauczycielach, lub danych osobowych z rejestru PESEL za pośrednictwem bazy danych SIO,

d) podmiot uprawniony do pozyskiwania danych dziedzinowych szkół i placówek oświatowych z bazy danych SIO ze zbiorów danych szkół i placówek oświatowych,

e) podmiot uprawniony do pozyskiwania danych dziedzinowych jednostek wykonujących zadania z zakresu oświaty z bazy danych SIO ze zbiorów danych jednostek,

f) kurator oświaty,

g) regionalna izba obrachunkowa,

h) rektor uczelni;

2) nazwę użytkownika SIO;

3) okres, na jaki mają być przyznane dane dostępowe, nie dłuższy niż 5 lat;

4) w przypadku upoważnienia wewnętrznego – imię, nazwisko i funkcję osoby, która udzieliła upoważnienia oraz wskazanie zakresu upoważnienia;

5) w przypadku wniosku o przyznanie danych dostępowych dyrektorowi szkoły lub placówki oświatowej – określenie organu prowadzącego szkołę lub placówkę oświatową oraz numer RSPO szkoły lub placówki oświatowej;

6) klauzulę o zachowaniu tajemnicy w brzmieniu: ,,Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy danych objętych zakresem dostępu do bazy danych systemu informacji oświatowej, również po ustaniu zatrudnienia, oraz zachowania w tajemnicy informacji o ich zabezpieczeniu.”.

Wniosek może być uwierzytelniony z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

W przypadku gdy wniosek nie został uwierzytelniony w sposób, o którym mowa powyżej, w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o stwierdzeniu poprawności danych zawartych we wniosku, osoba, której mają być przyznane dane dostępowe, zgłasza się w siedzibie organu przyznającego dane dostępowe w celu potwierdzenia swojej tożsamości (zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie procedury przyznawania danych dostępowych do bazy danych SIO osoba, której mają być przyznane dane dostępowe, przedstawia organowi przyznającemu dane dostępowe dokument tożsamości). Na uzasadniony wniosek osoby, której mają być przyznane dane dostępowe, organ przyznający dane dostępowe może przedłużyć termin zgłoszenia w celu potwierdzenia tożsamości. Niestawienie się w siedzibie organu upoważniającego w celu potwierdzenia tożsamości w wyznaczonym terminie skutkuje odrzuceniem wniosku. W takim przypadku można ponownie złożyć nowy wniosek.

Organ przyznający dane dostępowe niezwłocznie od dnia wpływu wniosku przesyła na adres poczty elektronicznej osoby, której mają być przyznane dane dostępowe, informację o rozpoczęciu rozpatrywania wniosku. Wniosek powinien zostać rozpatrzony w terminie 5 dni roboczych od dnia wysłania tej informacji (§ 5 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej w sprawie procedury przyznawania danych dostępowych do bazy danych systemu informacji oświatowej).

Dane dostępowe osobie upoważnionej są przyznawane po stwierdzeniu poprawności danych zawartych we wniosku, a w przypadku gdy wniosek nie został uwierzytelniony z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej – także po potwierdzeniu tożsamości osoby, której wniosek dotyczy.

2. Kto przyznaje dane dostępowe do bazy danych SIO?

System przyznawania danych dostępowych jest zdecentralizowany według poziomów I, II, III.

I poziom: minister właściwy do spraw oświaty i wychowania lub osoba przez niego upoważniona przyznaje dane dostępowe kierownikom innych jednostek wykonujących zadania z zakresu oświaty (z wyjątkiem jednostek samorządu terytorialnego i jednostek obsługujących), kuratorom oświaty, prezesom regionalnych izb obrachunkowych oraz rektorom uczelni.

II poziom: kurator oświaty lub osoba przez niego upoważniona przyznaje dane dostępowe:

a) wójtom gmin (burmistrzom, prezydentom miast), starostom powiatów i marszałkom województw,

b) przewodniczącym zarządów związków międzygminnych, związków powiatów oraz związków powiatowo-gminnych, jako kierownikom jednostek obsługujących, które obejmują wspólną obsługą szkoły i placówki oświatowe założone i prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego, w ramach związku międzygminnego, związku powiatów albo związku powiatowo-gminnego.

III poziom: ministrowie oraz wójtowie gmin (burmistrzowie, prezydenci miast), starostowie powiatów i marszałkowie województw lub osoby przez nich upoważnione przyznają dane dostępowe odpowiednio – dyrektorom szkół i placówek oświatowych, których dane identyfikacyjne są zobowiązani przekazać do RSPO, oraz kierownikom jednostek obsługujących, które obejmują wspólną obsługą szkoły i placówki oświatowe założone i prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego, w ramach jednostki organizacyjnej odpowiednio gminy, powiatu i samorządu województwa.

W przypadku upoważnienia wewnętrznego (upoważnienia udzielonego w formie pisemnej pracownikowi przez kierownika podmiotu) dane dostępowe upoważnionemu pracownikowi przyznaje osoba udzielająca tej osobie upoważnienia lub osoba przez nią upoważniona, pod warunkiem że sama posiada uprzednio przyznane dane dostępowe.

Przykładowo, organem przyznającym dane dostępowe do SIO kierownikowi szkoły/placówki oświatowej, inaczej organem rozpatrującym wniosek o przyznanie danych dostępowych do bazy danych SIO złożony przez dyrektora szkoły/placówki oświatowej, jest kierownik właściwej jednostki samorządu terytorialnego (lub osoba przez niego upoważniona do przyznawania danych dostępowych w jego imieniu). Natomiast, organem przyznającym dane dostępowe do SIO upoważnionemu pracownikowi szkoły/placówki oświatowej jest kierownik (dyrektor) tej szkoły/placówki (lub osoba przez niego upoważniona do przyznawania danych dostępowych w jego imieniu).

3. Możliwość udzielenia upoważnienia i przyznania danych dostępowych do bazy danych SIO przez dyrektora szkoły/placówki oświatowej kierownikowi jednostki obsługującej, tj. centrum usług wspólnych, lub pracownikowi albo pracownikom tych jednostek

Z dniem 1 stycznia 2026 r. weszły w życie zmiany w ustawie, zgodnie z którymi dyrektor danej szkoły/placówki oświatowej może udzielić upoważnienia i przyznać dane dostępowe do bazy danych SIO w zakresie zbioru danych nauczyciela i zbioru danych tej szkoły i placówki oświatowej kierownikowi jednostki obsługującej lub pracownikowi albo pracownikom tych jednostek upoważnionych na podstawie art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy przez ich kierowników.

Upoważnienie udzielone przez dyrektora szkoły/placówki oświatowej kierownikowi lub pracownikowi jednostki obsługującej wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności i nie może trwać dłużej niż 5 lat, co wynika z art. 68 ust. 3 ustawy.

Ponadto, warunkiem udzielenia upoważnienia danemu pracownikowi jednostki obsługującej i następnie przyznania danych dostępowych przez dyrektora szkoły i placówki oświatowej jest posiadanie upoważnienia i aktywnych danych dostępowych w jednostce obsługującej.

Z powyższym warunkiem jest powiązany art. 73 ust. 5 ustawy, zgodnie z którym w przypadku zablokowania dostępu do bazy danych SIO pracownikowi lub kierownikowi w jednostce obsługującej, automatycznie blokowany będzie dla tych osób również dostęp do bazy danych SIO w szkołach i placówkach oświatowych, jeżeli taki dostęp został im przyznany.