Podstawy prawne funkcjonowania systemu informacji oświatowej (SIO) stanowią:

1. ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej (Dz.U. z 2024 r. poz. 152, z późn. zm.), zwana dalej ustawą,
2. rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 28 sierpnia 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych dziedzinowych gromadzonych w systemie informacji oświatowej oraz terminów przekazywania niektórych danych do bazy danych systemu informacji oświatowej (Dz.U. z 2024 r. poz. 83, z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

1. Podmioty zobowiązane do przekazywania danych o poszczególnych uczniach:

Do przekazywania danych o poszczególnych uczniach (w zakresie określonym ustawą) zobowiązane są:

• szkoły i placówki oświatowe, w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy,
• jednostki samorządu terytorialnego,
• okręgowe komisje egzaminacyjne.

UWAGA: Placówki oświatowo-wychowawcze oraz placówki artystyczne – ogniska artystyczne przekazują o poszczególnych uczniach wyłącznie dane dotyczące wypadków, jakim uległ uczeń będąc pod opieką placówki (art. 19 ustawy). Placówki te nie powinny wprowadzać danych wszystkich wychowanków.

UWAGA: Placówki kształcenia ustawicznego, centra kształcenia zawodowego przekazują o poszczególnych uczniach wyłącznie dane o uczestnikach kwalifikacyjnych kursów zawodowych, kursów umiejętności zawodowych i turnusów dokształcania teoretycznego młodocianych pracowników, a w przypadku uczestników innych form dokształcania i doskonalenia – wyłącznie dane dotyczące wypadków, jakim uległ uczestnik będąc pod opieką placówki (art. 19a ustawy).

UWAGA: Poradnie psychologiczno-pedagogiczne, w tym poradnie specjalistyczne, wykazują dane identyfikacyjne uczniów, dla których prowadzą zajęcia rewalidacyjno-wychowawcze lub wczesne wspomaganie rozwoju. Poradnie przekazują dane dziedzinowe, zgodnie z art. 8 pkt 2 lit. a-e ustawy.